Αυτόματα και χωρίς την υποβολή δήλωσης θα ενημερώνεται το Φορολογικό Μητρώο για τις μεταβολές που αφορούν την οικογενειακή κατάσταση του φορολογούμενου όπως γάμος, απόκτηση παιδιού κλπ και για τις αλλαγές στα στοιχεία ταυτότητάς τους.

Ωστόσο κατά τις συναλλαγές των φορολογουμένων οι εφοριακοί θα ελέγχουν την ορθότητα των στοιχείων ενώ όπου διαπιστώνονται λάθη ή παραλείψεις οι φορολογούμενοι θα πρέπει να υποβάλουν δήλωση στο Φορολογικό Μητρώο.

Ειδικότερα με την ολοκλήρωση της διασύνδεσης με το Μητρώο Πολιτών του υπουργείου Εσωτερικών και το Μητρώο Ταυτοτήτων της Ελληνικής Αστυνομίας, το Φορολογικό Μητρώο θα ενημερώνεται  χωρίς την υποβολή δήλωσης:

– με τις μεταβολές στα στοιχεία φορολογουμένων που αφορούν τα ληξιαρχικά γεγονότα του γάμου, της λύσης αυτού, της σύναψης και της λύσης συμφώνου συμβίωσης και του θανάτου,

– με τις μεταβολές που αφορούν στα στοιχεία ταυτότητας των φυσικών προσώπων και αναγράφονται στα δελτία αστυνομικής ταυτότητας των Ελλήνων πολιτών και του αστυνομικού προσωπικού καθώς και

–  με τα δελτία των ακυρωμένων και απολεσθέντων ταυτοτήτων, μόνο για φορολογούμενους που ο Α.Φ.Μ. τους έχει ταυτοποιηθεί από τις αρμόδιες Υπηρεσίες της Φορολογικής Διοίκησης.

Για την ασφαλή ταυτοποίηση και για την αξιοπιστία των στοιχείων των φορολογουμένων που παρέχονται από τη Φορολογική Διοίκηση στο πλαίσιο της διασύνδεσης του Φορολογικού Μητρώου με τα Μητρώα άλλων φορέων, οι εφοριακοί έχουν λάβει εντολή πριν τη διενέργεια εκάστοτε συναλλαγής, να ελέγχουν:

• Σε περίπτωση υποβολής δήλωσης για απόδοση Α.Φ.Μ. σε φυσικό πρόσωπο, την ορθή συμπλήρωση των στοιχείων της δήλωσης από το φορολογούμενο, βάσει του προσκομιζόμενου στοιχείου ταυτότητας.
• Σε κάθε άλλη συναλλαγή φυσικού προσώπου (ενδεικτικά υποβολή δήλωσης μεταβολής, έναρξης ή διακοπής εργασιών, χορήγηση κλειδαρίθμου κλπ), την ορθότητα των στοιχείων που απεικονίζονται στο Φορολογικό Μητρώο (ολόκληρο το ονοματεπώνυμο, το πατρώνυμο και το μητρώνυμο, ορθή γραμματική αποτύπωση, διαλυτικά, ορθή αποτύπωση των στοιχείων ταυτότητας κ.λπ.) βάσει του προσκομιζόμενου στοιχείου ταυτότητας,  αν εμφανίζονται στην εικόνα του ελλιπή ή λανθασμένα στοιχεία λόγω μετάπτωσης από το παλαιό μηχανογραφικό σύστημα καθώς και αν έχουν επέλθει μεταβολές στα στοιχεία του για τις οποίες ο φορολογούμενος δεν έχει υποβάλει, ως όφειλε, τη σχετική δήλωση.

Όταν διαπιστώνεται ότι τα στοιχεία του φορολογούμενου στο Φορολογικό Μητρώο είναι ελλιπή ή δεν είναι ορθά καταχωρημένα ή έχουν επέλθει μεταβολές για τις οποίες δεν έχει υποβληθεί η σχετική δήλωση ή η εικόνα του εμφανίζει στοιχεία μετάπτωσης, για την ορθή τους απεικόνιση θα υποβάλλεται από το φορολογούμενο το έντυπο Μ1, συμπληρωμένο ως προς τα στοιχεία αυτά και μετά την έκδοση της σχετικής βεβαίωσης, ο αρμόδιος υπάλληλος της Δ.Ο.Υ. θα προβαίνει στην ολοκλήρωση κάθε άλλης συναλλαγής.

Στην περίπτωση που οι δηλώσεις φορολογουμένων υποβάλλονται από τρίτο πρόσωπο, είτε αφορούν μεταβολές, έναρξη ή διακοπή εργασιών φυσικού προσώπου είτε χορήγηση κλειδαρίθμου και απαιτείται, λόγω μη ορθής απεικόνισης των στοιχείων του φορολογούμενου στο Φορολογικό Μητρώο, να υποβληθεί το έντυπο Μ1, ο αρμόδιος υπάλληλος θα παραλαμβάνει τις δηλώσεις για την υποβολή των οποίων προσήλθε το εξουσιοδοτημένο πρόσωπο και θα το ενημερώνει προκειμένου να προσκομίσει και το έντυπο Μ1, συμπληρωμένο ως προς τα στοιχεία που απαιτούνται. Με την παραλαβή του εντύπου και μετά την καταχώριση των στοιχείων στο Φορολογικό Μητρώο, θα ολοκληρώνεται η κατά περίπτωση συναλλαγή.

Όταν έχει επέλθει θάνατος φορολογούμενου και η εικόνα του στο Φορολογικό Μητρώο παρουσιάζει ελλιπή στοιχεία, η ενημέρωση της εικόνας του θα γίνεται με την ημερομηνία θανάτου και μόνο με τα στοιχεία που αναγράφονται στη ληξιαρχική πράξη θανάτου.

Στην περίπτωση που κατά τη συναλλαγή με φορολογούμενο, ημεδαπό ή αλλοδαπό, για απόδοση Α.Φ.Μ., μεταβολές, έναρξη ή διακοπή των εργασιών ή χορήγηση κλειδαρίθμου διαπιστώνεται ότι:

– το προσκομιζόμενο κατά την κείμενη νομοθεσία στοιχείο ταυτότητας είναι πλαστό ή παραποιημένο ή

– το προσκομιζόμενο στοιχείο που αποδεικνύει τη νόμιμη διαμονή στη χώρα αλλοδαπού, υπηκόου τρίτης χώρας (ενδεικτικά άδεια διαμονής, θεώρηση εισόδου) είναι πλαστό ή παραποιημένο, η συναλλαγή δεν ολοκληρώνεται.

Ο Προϊστάμενος της Δ.Ο.Υ. υποχρεούται, σε κάθε περίπτωση που διαπιστώνεται πλαστότητα ή παραποίηση, να αποστείλει άμεσα αναφορά στον αρμόδιο Εισαγγελέα, επισυνάπτοντας αντίγραφο του πλαστού ή παραποιημένου δικαιολογητικού καθώς και του εγγράφου της φερόμενης ως εκδούσας αρχής, από το οποίο προκύπτει η πλαστότητά του ή παραποίησή του.

Στην περίπτωση που οι δηλώσεις φορολογουμένων υποβάλλονται από τρίτο πρόσωπο, προσκομίζεται έγγραφη εξουσιοδότηση με βεβαιωμένο το γνήσιο της υπογραφής του δηλούντος από οποιαδήποτε διοικητική αρχή ή Κ.Ε.Π., επιδεικνύεται το στοιχείο ταυτότητας του εξουσιοδοτημένου προσώπου και κατατίθεται ευκρινές φωτοαντίγραφο του στοιχείου ταυτότητας του υπόχρεου.

Εξαιρετικά, στην περίπτωση που η συναλλαγή αφορά αλλοδαπό, υπήκοο τρίτης χώρας, προσκομίζονται, εκτός των ανωτέρω, ευκρινή φωτοαντίγραφα του κατά περίπτωση απαιτούμενου στοιχείου ταυτοπροσωπίας του υπόχρεου και του εν ισχύ στοιχείου που αποδεικνύει τη νόμιμη διαμονή του στη χώρα, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία (ενδεικτικά θεώρηση εισόδου ή άδεια διαμονής), νομίμως επικυρωμένα.